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- 현장 검사 보고서의 의견에 대한 조치 결과(2007년)
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현장 검사 보고서의 의견에 대한 조치 결과(2007년)
최종 갱신일 2019년 1월 21일
현장 검사 보고서의 전문은, 보고서 일람 페이지에서 보실 수 있습니다.
2007년 개인정보 취급 사무에 관한 현장 검사 보고서의 의견에 대한 조치 결과
| 검사일 | 2007년 7월 31일 및 12월 18일 |
|---|---|
| 검사 대상 | 수도국(주로 요금 관계 사무) |
| 소관과 | 수도국 요금과, 고객님 서비스 센터 및 고난·영 지역 서비스 센터 |
| 의견 요지 | 검침용 핸디 터미널의 패스워드가 단순해지고 있어, 패스워드에 의한 관리의 효과가 그다지 기대할 수 없다.향후 갱신 예정의 신핸디 터미널에서는, 실효성이 높은 정보 관리가 실시할 수 있도록 해야 한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 금년도의 검침용 핸디 터미널의 갱신 작업 중에서, 기기마다 개별의 패스워드를 설정하도록 준비하고 있습니다. |
| 의견 요지 | 탁상의 업무 관계 파일에 개인정보를 포함한 것이 보여졌다.업무 검토에서의 사례를 취급하는 경우에는, 사례 작성 방법의 궁리나 자료의 보관 방법의 재검토를 실시하는 것과 동시에, 사례로서 채택한 실제의 개인정보가 불필요해졌을 때에는, 적절히 처분해야 한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 전 지역 서비스 센터에 다음 점을 통지해, 주지 철저히 했습니다.(5월 14일 실시) (1)사례 연구 등으로 개인정보가 들어간 자료를 작성하는 경우는, 개인정보 부분의 검은 칠이나 개인정보를 제외한 별도 자료를 작성하는 등 하고, 개인정보의 누설로 이어지지 않도록 하는 것. |
| 의견 요지 | 고객님 SC에서 받은 이용자로부터의 각종 의뢰는 전용회선으로 해당 지역 SC의 프린터에 출력되게 되어 있지만, 출력된 연락표가 확실히 각 담당에 배부되어, 적절히 처리되었는지 일 단위 등 단기간 확인하는 시스템이 아니다.만일 서류 분실이나 부적절한 처리 등이 일어나지 않도록, 확실히 체크할 수 있는 구조나 체제를 검토해야 한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 고객님 접수 지원 시스템의 관리자 기능의 사용 범위를 확대해, 지역 서비스 센터에서도, 고객님 서비스 센터에서 발송한 연락표 번호의 일람을 확인할 수 있도록 했습니다.이것에 의해, 해당 날의 송부 번호의 개시와 끝을 확인할 수 있게 되어, 지역 서비스 센터에서 활용을 시작했습니다.(4월 17일 실시) |
| 의견 요지 | 개인정보를 포함한 서류를 보관하고 있는 서고는 잠금 관리되고 있지만, 열쇠의 취급자의 구체적인 특정 등이 충분히 행해지고 있다고 말할 수 없는 상태이다.잠금 관리의 룰을 명확하게 해야 한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 전 지역 서비스 센터에 다음 점을 통지해, 주지 철저히 했습니다.(5월 14일 실시) 각 소속에서 개인정보를 포함한 선반의 열쇠 관리 방법을 명확하게 해, 과장 결재 후에, 보관하는 것. |
| 의견 요지 | 현행의 핸디 터미널 화면에서는 표시할 수 있는 정보량이 한정되어 있다.개인정보 누설 등 사고 방지를 위한 관련 정보 등, 필요한 정보를 가능한 한 많이 표시하기 위해서, 정보를 기호로 표현하는 등의 궁리를 검토하는 것을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 현재, 핸디 터미널의 신기종에의 갱신 준비를 실시하고 있습니다.이것에 따라, 화면 방식이나 구성도 바뀌므로, 가능한 범위에서 한층 더 관련 정보를 가질 수 있도록, 준비하고 있습니다. |
| 의견 요지 | 오투함의 발생 건수는, 알림 투함의 전체수에서 차지하는 비율로서는 꽤 낮은 레벨에 억제되어 있다.이 이상은 오투함 방지의 대책을 강구해도 줄이는 것은 어려운 측면도 보여진다.개인정보를 은닉하고 싶은 시민의 의식과 정보 누설의 리스크와는 상반되는 관계이지만, 집합 포스트에 방 번호나 이름의 표시가 없는 것 등이 오투함 나아가서는 개인정보의 누설을 부르는 한 요인이 되고 있는 것을 이용자에게도 타라, 그 개선에 대해서 협력을 요구하는 것도 필요로 생각되므로, 이 점의 주지를 도모해 가는 것을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 제안의 취지에 입각하여, 홍보의 방법 등을 연구해 갑니다. |
| 의견 요지 | 오투함의 해소책으로서는, 알림의 투함 그 자체의 재검토도 필요하다고 생각된다.행정 서비스 전반에 대해서도 말할 수 있는 것이지만, 인터넷 이용 환경에 있는 시민에 대해서는, 미리 양해를 얻은 다음, 알림의 투함을 폐지해, 인터넷상에서 본인이 액세스하면 보여지도록 하는 것을 제안한다.인터넷화에 관해서는, 요금 할인 등의 인센티브도 생각된다.또, 알림을 발행하는 빈도를 줄이는 등, 현상의 업무의 재검토에 대해서도 검토의 여지가 있다고 생각된다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 20년 7월에 “인터넷 요금 조회 서비스”를 개시했습니다.이 서비스는, 등록을 하신 고객님께 ID과 패스워드를 제공해, 가정의 PC로부터 과거의 수도 사용 수량과 금액이 볼 수 있다는 것입니다.향후, 이 서비스를 기초에, 알림의 인터넷화를 시야에 넣어, 연구해 갑니다. |
| 의견 요지 | 알림을 그 자리에서 투함할 수 없어, 일단 가지고 돌아가, 후일 우송하는 경우에, 봉투에 송부처를 기입하고 송부하고 있지만, 복수 건을 동시에 처리하는 경우 등에 엇갈림 등에 의한 오배송자의 리스크가 상정된다.송부처 주소를 포함한 일련의 장표로서 시스템으로부터 출력해, 창 열림 봉투로 송부하는 것으로, 오배송자의 리스크를 줄일 수 있다고 생각되므로, 향후의 시스템 개선 등의 검토를 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 현재, 납입 통지서 등으로 창 빈 곳 봉투를 사용해, 오우송·오투함을 방지하고 있습니다만, 이번 제안에 의해, 그 외의 배달물이라도 수신인의 자동 인자가 가능한 것이 있는지, 검토해 갑니다. 또한, 현재는, 봉입시의 재확인에 의해 오송부를 방지하고 있습니다. |
| 의견 요지 | 개인정보를 포함한 다종류의 장표 모두가 서고에 들어가 있는 것은 아니어, 보관 전용 책상에서 잠금 보관되고 있는 것도 있다.수납 스페이스 전체의 문제도 있다고 생각되지만, 장표의 종류에 따라 보관 기준을 명확화하는 것을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 개인정보를 포함한 서류는, 원칙, 서고에 보관하고 있습니다만, 미결 사항에 관련된 서류는, 보관용 책상에서 잠금 관리하고 있습니다.지적대로, 수납 스페이스의 문제도 있습니다만, 계속해서 이 기준을 토대로 지도해 갑니다. |
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