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현장 검사 보고서의 의견에 대한 조치 결과(2005년)
최종 갱신일 2019년 1월 21일
현장 검사 보고서의 전문은, 보고서 일람 페이지에서 보실 수 있습니다.
2005년 개인정보 취급 사무에 관한 현장 검사 보고서의 의견에 대한 조치 결과
| 검사일 | 2006년 1월 19일 | |
|---|---|---|
| 검사 대상 | 고난구 서비스과, 호적과, 세무과 | |
《고난구 서비스과》
| 의견 요지 | 사고 리스크 경감을 위한 작업 순서의 재검토나 직원 개인의 재량의 여지가 극력 적어지는 체크 체제의 확보가 필요하다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 재확인 누락이 일어나지 않도록 체크 시트에 기입해 복수 체크가 확인할 수 있도록 대응을 고쳤습니다. 매뉴얼을 추가 수정하는 것과 동시에, 미팅 중 작업 순서의 확인을 실시했습니다. 작업 중에 창구나 전화 등 다른 작업이 들어온 경우에는 한 번 중단해, 처음으로부터 확인 작업을 다시 하도록 룰을 정했습니다. |
| 의견 요지 | 개인정보를 보관하는 서고는, 일정한 룰에 의한 적절한 관리가 필요하다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 우선, 모든 서가의 열쇠의 소재를 확인해 불명확한 열쇠는 구입했습니다.게다가, 잠금에 대해서는, 지적과 같은 대응(시간외에는 일단 자물쇠를 채워, 업무의 필요에 의해 시간외에 사용하려고 할 때는 책임자의 승낙을 얻는 등)는, 당 직장과 같이 잔업이 많은 가운데 실무상 대응이 어렵기 때문에, 담당마다 마지막으로 귀가하는 직원이 자물쇠를 채운다는 룰을 정했습니다. |
| 의견 요지 | 개인정보를 취급하는 사무용 PC의 도난 대책이 필요하다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 즉시 모든 PC를 확인해, 도난 방지 대책의 취해지지 않은 PC에는, 와이어 락식의 열쇠를 구입해 달았습니다. |
| 의견 요지 | 개호보험 피보험자증(보험증) 본 인간세상 밖 송부가 보험증 발송량의 1~2할을 차지하고 있어, 본 인간세상 밖의 송부처를 기재한 용지와 보험증을 잘못 넣는 리스크가 있으므로, 보험증과 송부처 주소를 일체의 장표로 출력하는 등, 리스크 회피에도 배려한 기능 개선을 실시하는 것을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 소관 부서(현·건강 복지국 개호보험과)에 대해, 사고 후에 시스템 변경에 대한 제안을 실시하고 있습니다만, 계속해서, 사고 방지를 향해 시스템 등의 개선 의뢰를 실시해 갑니다.단, 즉시 시스템 변경은 곤란이기 때문에, 체크 시트를 활용하는 등 재확인을 확실히 실시하는 것에 의해 오배송 첨부의 재발 방지에 노력해 갑니다. |
《고난구 호적과》
| 의견 요지 | 혼잡시에도, 고객님을 기다리게 하지 않는 것과 동시에 잘못할 수 없는 것이 중요하고, 사고 리스크를 경감하기 위한 작업 환경의 개선이 필요하다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 등록계 직원이 혼잡시의 창구 대응을 실시하는 것으로, 증명서 작성 담당이 작업에 집중할 수 있도록 했습니다.증명 발행 창구 작업 스페이스의 눈 가림 설치에 대해서는, 직원의 의견을 들으면서 관계과와 조정 중입니다. |
| 의견 요지 | 주민표의 여러 장의 출력으로는 혼동 취해 잊음의 리스크가 항상 존재하기 때문에, 자동적으로 스테프르 두어 되는 기능을 도입해야 한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 현재, 취해 차이 취해 잊음을 막기 위해, 각 구청에서는,
스테프르 기능의 추가 등의 시스템 개선에 대해서는, 기기 구성의 재검토나 도입 코스트의 조달 등의 과제도 있습니다만, 계속해서 시기를 파악하고 검토해 갑니다.(시민 활력 추진국 창구 서비스과 회답) |
| 의견 요지 | 이름의 가나·한자 검색으로는, 애매 검색을 할 수 있어, 검색 결과에도 복수의 후보가 선택 표시되도록 하면, 믿음에 의한 사고의 유발을 막을 수 있다고 생각되므로, 시스템의 검색 기능 개선을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 현행 시스템의 이름 검색 기능에는, 전방 일치 검색 기능을 보관 유지하고 있어(예:“가로 _”로 검색하면 “요코하마 _ 다로”나 “가로 하마 _ 지로”를 표시한다.가나 검색도 이와 같이 “와타 _”로 검색하면 “와타나베 _ 타로”나 “와타베 _ 디로우”를 표시한다.)이 검색 기능에 맞추어 생년월일을 입력하는 것으로, 가나나 이체 글자의 문제를 회피하는 대처를 실시하는 중입니다.향후, 한층 더 이것들 기능의 숙달 때문에, 직원의 연수 환경의 확충에 대해서도 임해 갑니다. 이체 글자 등을 포함한 검색 기능의 추가에 대해서는, 현행 시스템에서의 검색 실수를 발생하게 하지 않는 통일적인 검색 방법의 검토·직원에게의 주지를 도모하는 것과 동시에, 대규모 시스템 개수시의 과제로서, 검토해 갑니다.(시민 활력 추진국 창구 서비스과 회답) |
| 의견 요지 | 개인정보의 사고 방지의 관점에서, 연수 등을 충실시켜, 업무 숙달도의 향상을 도모하는 것과 동시에, 각 직장에서 업무 분담의 재검토나 적절한 배치를 실시해 가는 것이 필요하다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 향후, 인원 배치 제도의 유연한 운용에 의해, 실질적 결원 상태의 해소에 노력하는 것과 동시에, 제도 운용의 재검토를 관계 부서와 조정하면서 진행시켜 나갑니다. 신규 배속자의 연수에 대해서는, 1일 반의 강의 형식에 의한 집합 연수와 반나절의 직장 연수를 실시하고 있습니다만, 향후, 배속 전의 현장 연수에 대해서, 관계국과 조정하면서 충실을 도모해 갑니다.(고난구 총무과 및 호적과 회답) |
《고난구 세무과》
| 의견 요지 | 이름의 가나·한자 검색으로는, 애매 검색을 할 수 있어, 검색 결과에도 복수의 후보가 선택 표시되도록 하면, 믿음에 의한 사고의 유발을 막을 수 있다고 생각되므로, 시스템의 검색 기능 개선을 제안한다. |
|---|---|
| 올여름부터 개시 예정의 행정 서비스 코너에서의 평가 증명서의 발행으로는, 증명 대상의 자산을 틀림없이 특정하기 위해 고정 자산세 등의 납세 통지서 등을 지참해 주는 PR를 철저한 등, 시민에게도 일정한 협력을 구해라, 미리 오발행을 막는 구조를 구축해 가는 것이 필요하다고 생각된다. | |
| 조치 결과 | 제안 사항에 대해서는, 18구 전체의 문제가 되므로, 시민 활력 추진국에서 행정 운영 조정국 지카라부에 의뢰해 주시도록 부탁합니다. 또한, 구청으로서는, 행정 서비스 코너에서의 평가 증명서의 발행에 대해서, 행정 서비스 코너의 직원에게 연수 등을 실시하는 것으로, 오발행이 발생하지 않도록 노력해 갑니다. 【보충】 2006년 8월부터 행정 서비스 코너에서의 평가 증명서 등의 교부가 개시되고 있지만, 서비스 개시를 주지하는 기자 발표(2006년 7월 26일) 및 홍보야 고하마시판(2006년 8월호)에 있어서, 증명하는 자산의 특정 자료로서 납세 통지서를 되도록 지참하도록 호소해, 오발행 리스크의 저감을 도모하고 있다. |
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시민국 시민 정보 무로이치 민정보과
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